如何完善工作流程
如何完善工作流程
如何完善工作流程，在工作中常常需制定相應(yīng)的流程。—個(gè)完善合理的工作流程不僅可以把員工從繁冗的工作中解脫出來(lái)，而且能大大提高員工的工作效率。那么，如何完善工作流程？
如何完善工作流程1
1、建立工作流程
每項(xiàng)工作的完成過(guò)程都有一個(gè)固定模式，這個(gè)模式可以指導(dǎo)執(zhí)行人較好地完成工作。
例如，一提到做一道菜，很多人就會(huì)想到買(mǎi)菜、做菜。買(mǎi)菜是必不可少的，不過(guò)這個(gè)步驟和其他補(bǔ)充原材料的過(guò)程都只是前期準(zhǔn)備工作。最關(guān)鍵的一步是炒菜。要想做出一道色香味俱佳的菜肴，要按照一定的程序一步步地去做，一旦哪個(gè)環(huán)節(jié)出了差錯(cuò)，整道菜就毀了。如要先將蔬菜在開(kāi)水里燙過(guò)再放入鍋中翻炒，就很有可能做出一道完美的菜肴：但如果先炒、再燙，那恐怕就會(huì)很難吃。一個(gè)團(tuán)隊(duì)完成某項(xiàng)任務(wù)時(shí)也是如此。如果不按照一定的順序進(jìn)行，就會(huì)產(chǎn)生許多麻煩。
所謂工作流程，是指完成工作任務(wù)的事項(xiàng)的流向順序。工作流程包括很多內(nèi)容，比如工作過(guò)程中的環(huán)節(jié)、步驟和程序等。通俗地說(shuō)，工作流程就是要明確完成任務(wù)需要做什么、怎么做、按照什么順序做。也就是說(shuō)，在具體的工作實(shí)踐中，領(lǐng)導(dǎo)者頭腦中要有一個(gè)“箭頭”。所謂的“箭頭”，即在面對(duì)冗雜的工作內(nèi)容時(shí)，要抽絲剝繭，準(zhǔn)確地判斷出應(yīng)該先做哪一步，再做哪一步，從而建立一個(gè)能減輕工作壓力，并提高工作效率的工作流程。
2、簡(jiǎn)化工作流程
通用電氣前CEO杰克·韋爾奇說(shuō)過(guò)這樣一句話(huà)：“管理效率出自簡(jiǎn)單”很多團(tuán)隊(duì)已經(jīng)意識(shí)到了簡(jiǎn)化工作的重要性，員工在面對(duì)一堆毫無(wú)頭緒、十分復(fù)雜的工作表時(shí)，是很難有工作積極性的。所以，無(wú)論是從提高工作效率還是對(duì)員工的“人性化”管理方面考慮，領(lǐng)導(dǎo)者都應(yīng)盡量簡(jiǎn)化工作流程。
簡(jiǎn)單管理是團(tuán)隊(duì)管理中的一個(gè)很好的管理模式。簡(jiǎn)單管理不僅是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的工作要求，同時(shí)也是對(duì)員工素質(zhì)的要求，因?yàn)楹?jiǎn)化工作也是優(yōu)秀員工的一個(gè)必備素質(zhì)。
寶潔公司就有一條標(biāo)語(yǔ)：一頁(yè)備忘錄。這是寶潔公司多年來(lái)總結(jié)的重要管理經(jīng)驗(yàn)。公司中任何超過(guò)一頁(yè)的建議或方案都屬于浪費(fèi)。“一頁(yè)備忘錄”也是對(duì)員工提出的嚴(yán)格要求，因?yàn)閱T工首先要把工作內(nèi)容“吃透”，然后經(jīng)過(guò)歸納，總結(jié)出不超過(guò)一頁(yè)的文字內(nèi)容。
一個(gè)完善的工作流程不僅會(huì)減輕員工的工作壓力，還有助于領(lǐng)導(dǎo)者站在全局的角度來(lái)管理團(tuán)隊(duì)。清晰的工作流程可以給予團(tuán)隊(duì)各部門(mén)明確的任務(wù)指向，并且到了哪一步、指向哪一步都有明確的劃分，這樣員工的執(zhí)行力和工作效率才會(huì)較高。
3、審查工作流程
對(duì)工作流程進(jìn)行建立和簡(jiǎn)化后還要再進(jìn)行工作流程的審查，甚至重排。重排工作流程是將所有作業(yè)環(huán)節(jié)按照合理的順序重新排列，或改變其他要素順序后，重新安排各作業(yè)環(huán)節(jié)的順序和步驟，也就是通過(guò)調(diào)整各環(huán)節(jié)的作業(yè)順序，使作業(yè)更有條理，工作效率更高。
那么，怎樣才能保證流程的合理性呢？
（1）衡量各環(huán)節(jié)的合理度。
員工提出“何人、何處、何時(shí)”三個(gè)問(wèn)題，來(lái)檢驗(yàn)流程中各個(gè)環(huán)節(jié)的安排是否合理。一旦發(fā)現(xiàn)不合理之處，立即重新排序，使各環(huán)節(jié)都保持最佳順序，從而保證工作環(huán)節(jié)的有序性。對(duì)各環(huán)節(jié)合理度的衡量，可以從以下三個(gè)方面開(kāi)始。
①何人：該環(huán)節(jié)由誰(shuí)操作？操作技能是否嫻熟？該環(huán)節(jié)的工作是否是該員工最擅長(zhǎng)的？是否存在崗位與員工能力不匹配的現(xiàn)象？
②何處：各環(huán)節(jié)的操作場(chǎng)所之間距離是否合適，是否便于工作交接？如果將某此環(huán)節(jié)的操作場(chǎng)所調(diào)換，是否可以縮短工作交接的時(shí)間？調(diào)整設(shè)備儀器的擺放位置后，操作者使用起來(lái)是否更加方便？
③用多少時(shí)間：何時(shí)開(kāi)始，何時(shí)結(jié)束，在各個(gè)環(huán)節(jié)之間的移動(dòng)時(shí)間、等待時(shí)間、加工時(shí)間，以及由于機(jī)器故障、部件無(wú)法到位等問(wèn)題引起的延遲時(shí)間分別是多少？時(shí)間安排是否過(guò)于緊湊而使員工感到緊張、疲勞？如果時(shí)間安排過(guò)于寬松，是否難以在交期前完成任務(wù)？
（2）理清邏輯順序。
工作流程中可能只有幾個(gè)環(huán)節(jié)，也可能有數(shù)以百計(jì)的作業(yè)環(huán)節(jié)。如果對(duì)各環(huán)節(jié)排序不當(dāng)，將造成將造成工作秩序混亂，無(wú)形中延長(zhǎng)作業(yè)時(shí)間。環(huán)節(jié)順序的安排是否符合邏輯、是否清晰，可以從以下兩個(gè)方面評(píng)價(jià)。
①是否等待：一個(gè)環(huán)節(jié)完成后，員工是否需要等待其他環(huán)節(jié)結(jié)束，才能共同進(jìn)入下一環(huán)節(jié)？
②是否混亂：一個(gè)環(huán)節(jié)的開(kāi)展，是否需要下一環(huán)節(jié)的完成結(jié)果作為輔助？ 一旦出現(xiàn)等待或混亂的狀態(tài)，必須采取以下方法予以調(diào)整。
③減少等待：了解完成各環(huán)節(jié)工作作業(yè)需要的時(shí)間，提前處理等待的環(huán)節(jié)，保證各環(huán)節(jié)不必等待即可與其他環(huán)節(jié)一起進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。
④避免混亂：了解各環(huán)節(jié)之間的聯(lián)系，分清哪個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)在前、哪個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)在后，前一環(huán)節(jié)結(jié)束后才能開(kāi)展后一環(huán)節(jié)的作業(yè)，以保證各環(huán)節(jié)之間的有序性。
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工作流程怎么寫(xiě)
工作流程的制定要根據(jù)具體任務(wù)的情況進(jìn)行，以我們公司為例。在長(zhǎng)時(shí)間的嘗試和修正之后，我們最終將我們的工作流程核心確定在了3個(gè)方向。計(jì)劃、記錄、總結(jié)。
對(duì)于員工來(lái)說(shuō)這是一個(gè)個(gè)人成長(zhǎng)的機(jī)會(huì)，也提高了工作效率；對(duì)于企業(yè)管理者來(lái)說(shuō)，方便掌握員工的工作飽和度，同時(shí)能夠隨時(shí)了解到員工工作中遇到的問(wèn)題，并盡快的給予幫助。
做計(jì)劃。寫(xiě)計(jì)劃是為了能夠讓員工養(yǎng)成有目標(biāo)的習(xí)慣。我們結(jié)合日事清軟件，將做計(jì)劃分成兩步，收集&整理。收集是將所有的事情添加到日事清收納箱，整理是將收納箱里面的計(jì)劃分類(lèi)都四象限表格。這樣避免了年輕人注意力不集中和過(guò)度思考的`問(wèn)題。
做記錄。每個(gè)人的記憶能力都是有限的，而我們每天面對(duì)的工作內(nèi)容不盡相同，所以做記錄是為了能夠減輕記憶壓力，隨時(shí)能夠了解任務(wù)的詳細(xì)情況。日事清軟件在這個(gè)方面為我們提供了看板功能，不但能夠方便做任務(wù)記錄，而且在團(tuán)隊(duì)溝通上每一個(gè)任務(wù)都有單獨(dú)的討論區(qū)，實(shí)現(xiàn)在線即時(shí)溝通，減少了時(shí)間成本。
寫(xiě)總結(jié)。寫(xiě)總結(jié)對(duì)于個(gè)人來(lái)講能夠進(jìn)行階段性回顧，對(duì)員工個(gè)人的成長(zhǎng)是非常必要的。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，方便管理者了解員工的工作飽和度和員工在工作終于到的問(wèn)題，并及時(shí)給予幫助。但幾乎沒(méi)有多少人開(kāi)始就有寫(xiě)總結(jié)的習(xí)慣，即便寫(xiě)了也堅(jiān)持不了多久。日事清提供了自動(dòng)生成工作總結(jié)功能，在此基礎(chǔ)上略加修改，循序漸進(jìn)的培養(yǎng)寫(xiě)總結(jié)習(xí)慣。
就像生產(chǎn)一個(gè)產(chǎn)品一樣，無(wú)論是怎樣高大上的愿景和設(shè)計(jì)，落實(shí)到實(shí)際的操作中都是要從最不起眼的原料做起。工作流程管理也是一樣的，豆腐渣蓋出的房子再華麗也不實(shí)用，根基才是最重要的，而企業(yè)的根基并不是靠夢(mèng)想就能搭建的，而是要適合自身的人才。
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怎樣制定工作流程
了解任務(wù)
你必須熟悉這項(xiàng)工作任務(wù)的全部?jī)?nèi)容，從開(kāi)始到結(jié)束，不放過(guò)任何一個(gè)細(xì)節(jié)及問(wèn)題。
任務(wù)分解
將任務(wù)進(jìn)行分解，按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)、涉及人員、物料、方法、同步推進(jìn)、順序推進(jìn)等進(jìn)行劃分，而后再細(xì)化提交、討論、監(jiān)督、審核、責(zé)任等模塊。
相關(guān)溝通
在流程中涉及到的部門(mén)和人員要與其進(jìn)行充分溝通，對(duì)于環(huán)節(jié)問(wèn)題進(jìn)行討論，并確定流程范圍內(nèi)的相關(guān)責(zé)任問(wèn)題，確保人與環(huán)節(jié)能夠?qū)印?/p>
流程要素
要素涵蓋任務(wù)內(nèi)容、任務(wù)量、分類(lèi)任務(wù)節(jié)點(diǎn)、涉及人員、結(jié)果指標(biāo)、時(shí)間要求、監(jiān)督人、審核人、確定、責(zé)任、備注說(shuō)明等。
流程釋義
流程分類(lèi)后，要對(duì)流程進(jìn)行解讀和釋義，發(fā)現(xiàn)其中問(wèn)題，看是否有簡(jiǎn)化的方法，而后進(jìn)行完善，再解讀，直到能夠很好的描述一項(xiàng)工作的全部環(huán)節(jié)。
召集討論
組織召開(kāi)會(huì)議，邀請(qǐng)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人到場(chǎng)，逐條解讀分析，并記錄問(wèn)題予以解答、修改、完善。
抄送備份
已經(jīng)確定的流程，要抄送所有與會(huì)人員。同時(shí)，備份存檔。
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